:: ขั้นตอนการปิดประมวลผลสิ้นปี ::
สรุปขั้นตอนการปิดประมวลผลสิ้นปีโปรแกรม INDY POS
         การปิดประมวลผล ของโปรแกรม Indy Pos คือ สรุปยอดและล้างข้อมูลการเคลื่อนไหวในโปรแกรมออก จะเหลือเฉพาะยอดคงเหลือยกไปของทุกระบบ เช่น เอกสารลูกหนี้,เจ้าหนี้,เช็คที่ยังคงค้าง,ล็อคคงเหลือของสินค้า และอื่น ๆ เพื่อทำให้โปรแกรมมีข้อมูลน้อยลงและเป็นการปิดบัญชีตามรอบบัญชีปัจจุบัน โดยมีขั้นตอนดังนี้

1. จัดเรียงข้อมูลทุกแฟ้ม ถ้าเป็นระบบ Lan ต้องให้เครื่อง อื่นหยุดทำงานก่อน
2. ตรวจสอบข้อมูลการขายปลีกหน้าร้าน ต้องปิดสิ้นวันและส่งไปลงบัญชีตัดสต๊อกให้ครบทุกรายการทุกจุดขาย ที่เมนู ขายปลีก ข้อ 2. ควบคุมจุดขาย,ข้อ 2. รายงานวิเคราะห์การขายปลีก,ข้อ 6. ตรวจสอบข้อมูลการขายปลีก
3. ถ้าเป็นเวอร์ชั่น 9.5 (สรรพากร) ต้องสั่งผ่านบัญชีให้ครบทุกสมุดรายวัน
4. เพื่อความถูกต้องของระบบสินค้า ต้องมีการตรวจนับสต๊อคสินค้าปลายปี ที่เมนูสินค้า ข้อ 4. รายการตรวจนับสินค้า ( สินค้าคงเหลือปลายงวดห้ามติดลบ )
5. สั่งคำนวณยอดใหม่ในทุก ๆ ระบบ เพื่อให้ยอดคงเหลือถูกต้องก่อนปิดประมวลผล คำนวณยอดของระบบลูกหนี้ที่เมนูขาย ข้อ 7. คำนวณยอดลูกหนี้ใหม่, ระบบเจ้าหนี้ที่เมนูซื้อ ข้อ 7.คำนวณยอดเจ้าหนี้ใหม่, ระบบบัญชี ข้อ A.คำนวณยอดเปลี่ยนแปลงเลือกงวด 0-13, ข้อ 5. ซ่อมแซมระบบสินค้า ข้อ 5. สร้างล็อคสินค้าจากข้อมูลสต๊อกการ์ด ข้อ 4. คำนวณยอดสะสม/คงเหลือ/ลงบัญชี คำนวณ คิดค่าเสื่อม-ลงบัญชีทั้งแฟ้ม เมนูบัญชี ข้อ B. สินทรัพย์ถาวร <F10> เมนูอื่น ๆ
6. ตรวจสอบการลงบัญชีในสมุดรายวัน ที่เมนูเริ่มระบบ ข้อ 5.กำหนดการเชื่อมต่อบัญชี ข้อ 3.สั่งให้ระบบตรวจสอบการลงบัญชีใหม่
7. ก่อนพิมพ์งบการเงิน (งบต้นทุนขาย,งบกำไรขาดทุน,งบดุล) ต้องใส่ยอดสินค้าคงเหลือปลายงวด ที่เมนูบัญชี ข้อ 5 .บัญชีสินค้าคงเหลือ หรือให้โปรแกรมคำนวณยอดให้โดยการ กด <F5> สำหรับการบันทึกบัญชี แบบ Periodic
8. ตรวจสอบความถูกต้อง ของระบบลูกหนี้, ระบบเจ้าหนี้, ระบบสินค้า, ระบบบัญชี และระบบอื่น ๆ โดยพิมพ์รายงานสถานะ/ยอดคงเหลือต่าง ๆ และรายงานงบการเงินต่าง ๆ เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล
9. ก่อนปิดควรปรับปรุงค่าใช้จ่ายค้างจ่าย, รายได้ค้างรับ, ค่าใช้จ่ายล่วงหน้า, รายได้รับล่วงหน้าในสมุดรายวัน
10. คำนวณภาษีเงินได้นิติบุคคลสิ้นปี และนำไปบันทึกสมุดรายวันทั่วไป ดังนี้

Dr. ภาษีเงินได้นิติบุคคล ( ค่าใช้จ่าย ) XXX.-  
 

Cr. ภาษีเงินได้นิติบุคคลจ่ายล่วงหน้า ( สินทรัพย ์)
        เจ้าหนี้สรรพกร

  XXX.-
XXX.-

11. ปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือสิ้นปียกไปในระบบบัญชี สมุดรายวันทั่วไป ปรับปรุงหลังจากพิมพ์รายงานงบการเงินต่าง ๆ เรียบร้อบแล้ว เฉพาะบันทึกบัญชี แบบ Periodic ดังนี้

Dr. สินค้าคงเหลือปลายงวด ( สินทรัพย์ ) XXX.-  
 

Cr. ต้นทุนขาย

  XXX.-
Dr. ต้นทุนขาย XXX.-  
 

Cr. สินค้าคงเหลือต้นงวด ( สินทรัพย์ )

  XXX.-

12. สำรองข้อมูลก่อนปิดประมวลผล ที่เมนูอื่น ข้อ 1. จัดการแฟ้มข้อมูล -> ข้อ 1. สำรองข้อมูล
13. ควรจะกำหนดบริษัทใหม่เพื่อเก็บข้อมูลก่อนประมวลผล เพื่อป้องกันการผิดพลาดขณะประมวลผลสิ้นปีและสามารถย้อนกลับมาประมวลผลซ้ำหรือเปรียบเทียบข้อมูลก่อนปิด หลังปิดประมวลได้
14. ลบข้อมูลการขายปลีกในรอบบัญชีที่ต้องการประมวลผล ที่เมนู ขายปลีก ข้อ 2. ควบคุมจุดขาย ข้อ 9. ลบข้อมูลขายปลีก
15. ปิดประมวลผลสิ้นปี

ข้อควรระวัง :

1. ถ้าใช้ชุด Indy Mini Pos ปิดประมวลทำ ข้อ 1 ,2 , 4, 5. ทำเฉพาะซ่อมแซมระบบสินค้า ,12,13,14
2. ต้องคำนวณระยะเวลาการประมวลให้เรียบร้อยในครั้งเดียวเพราะการประมวลผลไม่สามารถหยุดขณะปิดประมวลได้ ถ้าข้อมูลมากไม่สามารถทำทุกขั้นตอนในวันเดียวได้ให้แบ่งขั้นตอนทำรายวันจนถึงขั้นสุดท้ายปิดประมวลผล
3. ถ้าปิดประมวลผลไม่สำเร็จไม่ว่ากรณี ใด ๆ ให้นำสำรองข้อมูลก่อนประมวลผลกลับมาใช้และเริ่มประมวลผลใหม่
4. ระบบ Lan ขั้นตอนการประมวลผลสิ้นปี ( ข้อ15 ) ต้องทำขณะที่ไม่มีผู้ใช้งานโปรแกรม indy หรือ ข้อมูลที่ต้องการประมวลผล อยู่
5. ถ้าใช้โปรแกรมชุดสาขา จะต้องปิดประมวลผลที่สาขาทุกสาขาตาม สนญ. ด้วย
6. สามารถข้ามขั้นตอนบางขั้นตอนได้ ปิดประมวลผลเพื่อล้างข้อมูลอย่างเดียว ผลทำให้ยอดยกไปอาจไม่ถูกต้อง

หลังจากปิดประมวลผลเรียบร้อยแล้วถ้าต้องการตรวจสอบความถูกต้อง

1. หลังประมวลผลสิ้นปีเรียบร้อยแล้วโปรแกรมจะย้ายเอกสารทุกระบบ จากงวดที่ 13 กลับเข้ามาประจำงวดให้
2. คำนวณยอดระบบต่าง ๆ เช่น ลูกหนี้ เจ้าหนี้ สินค้า บัญชี สินทรัพย์ถาวร
3. พิมพ์รายงาน สถานะลูกหนี้ ,สถานะเจ้าหนี้, สินค้าคงเหลือ, งบทดลอง งวดที่ 1 จะปรากฏยอดต้นปีเปรียบเทียบกับยอดคงเหลือปลายงวดก่อนปิดประมวลผลสิ้นป